Fiches pratiques
Que dois-je conserver
Si certaines ont un intérêt historique qui justifie leur conservation à long terme, d’autres n’ont d’intérêt que pour la gestion courante et/ou pour des raisons juridiques : leur conservation n’est obligatoire que pendant un délai prescrit par la loi.
A l’issue de ce délai, ils peuvent être éliminés
Réaliser un récolement réglementaire
Les maires ont la responsabilité civile et pénale des archives de la commune où ils sont élus.
A chaque élection, un récolement règlementaire doit être réalisé, annexé à un procès-verbal de décharge. Ce récolement fait état de la conservation des documents les plus importants de la commune.
Comment conserver mes archives ?
Au préalable, il convient d’indiquer que tout projet de construction, d’extension ou d’aménagement de bâtiment à usage d’archives doit être préalablement soumis au préfet qui dispose d’un délai de deux mois pour faire connaître son avis (C.G.C.T., article R.1421-6 du code général des collectivités territoriales).
Celui-ci, pour rendre son avis, s’appuie sur l’expertise des Archives départementales. En pratique, il est donc important d’associer les Archives départementales dès l’amont du projet.
Déposer mes archives anciennes aux Archives Départementales
Cette mesure (articles L. 212-11 et 12 du code du patrimoine, modifiés par la loi n°2016-925 du 7 juillet 2016) vise à assurer la conservation des archives communales dans les meilleures condi-tions.
Il ne s’agit pas d’un transfert de propriété puisque la commune demeure propriétaire de ses archives
Communiquer des archives aux usagers
A qui puis-je communiquer les archives ?
Que puis-je communiquer ?
Des dérogations à ces règles peuvent être accordées par le ministre de la Culture, après accord de la municipalité. En cas de demande de dérogation de la part d’un chercheur ou d’un administré, n’hésitez pas à solliciter les Archives départementales afin de prendre connaissance de la procédure.
Les archives numériques
Les documents numériques produits par la commune dans le cadre de ses missions sont aussi des archives (cf. La définition des archives en page d’accueil).
Elles sont donc soumises aux mêmes règles que les archives papier
