FAQ

Il vous faut signaler le sinistre aux Archives départementales, puis mettre les archives à l’abri, dans une autre pièce que celle touchée par le dégât des eaux, bien ventilée. Les documents doivent être mis à l’air libre, à plat, idéalement sur papier buvard blanc.

Vous pouvez dans un premier temps contacter les Archives départementales, afin de déterminer ensemble si ces documents peuvent ou non faire l’objet d’une restauration. Le cas échéant, vous pourrez faire appel à des prestataires, spécialisés dans la restauration de documents d’archives.

Il est nécessaire de prendre l’attache des Archives départementales : les communes de moins de 2000 habitants sont tenues de déposer leurs archives anciennes (antérieures à 1945) aux Archives départementales. Les communes de plus de 2000 habitant n’y sont pas obligées mais le dépôt volontaire peut tout de même constituer une bonne option pour la bonne conservation de ces archives.

Le Code du patrimoine (articles L.213-1 à 213-8) fixe le régime d’accès aux archives publiques, et notamment le principe de leur libre communication. Cependant, certaines catégories de documents font l’objet d’exception, en fonction des catégories de secret qu’ils contiennent et leur communicabilité fait l’objet d’un délai (par exemple : le respect de la vie privée protégé pendant 50 ans, le secret médical pendant 120 ans, les documents judiciaires et l’état civil pendant 75 ans, exceptés pour les actes de décès).
Tout usager demandant à consulter les archives, dans le respect des dispositions légales sur la communicabilité, doit être inscrit. À cette fin, l’on ouvrira un registre des lecteurs, sur lequel seront systématiquement portés les nom, prénoms et coordonnées des usagers, ainsi que les références des documents consultés et la date de leur consultation. La consultation s’effectue sur place et sous la surveillance constante d’un agent communal. Le prêt de documents à domicile est strictement interdit, y compris pour les élus et les agents communaux.

• Certaines des archives d’une association chargée d’une mission de service public constituent des archives publiques : à ce titre elles doivent être prises en charge dans le respect des dispositions du Code du patrimoine, par la collectivité ou l’institution lui ayant délégué une mission de service public.
• D’autres archives de ces associations, tout comme celles des associations n’étant pas chargées d’une mission de service public, constituent des archives privées : elles ne sont pas soumises aux obligations découlant du Code du patrimoine, mais leur intérêt pour l’histoire locale peut justifier leur conservation. Vous pouvez leur conseiller de se tourner directement vers les Archives départementales.

Les archives des anciennes communes regroupées font partie intégrante du fonds de la commune nouvelle. Il est donc important de les classer et de les conserver au même titre que les archives produites directement par la commune nouvelle, sans pour autant les mélanger.

Si des documents produits par les anciennes communes déléguées font l’objet d’une demande d’élimination auprès du directeur des Archives départementales, il est nécessaire d’indiquer de quelle(s) commune(s) proviennent les documents

Il est possible d’effectuer régulièrement des éliminations d’archives, en suivant des critères de tri. Les Archives départementales sont disponibles pour vous aider à vous organiser.
En cas de nécessité de faire appel à un prestataire de traitement d’archives, les Archives départementales peuvent également vous orienter dans cette démarche, qui devra être validée par leur directeur au titre du contrôle scientifique et technique de l’Etat. À noter toutefois, ce ne sont pas les Archives départementales qui réalisent ce type de prestation.

Vous pouvez dans un premier temps consulter la fiche pratique « aménager un local archives ». Si vous n’obtenez pas toutes les réponses à vos questions, vous pouvez prendre l’attache des Archives départementales.

La DRAC (Direction régionale des affaires culturelles) subventionne ce type de prestation, en s’appuyant sur l’avis du directeur des Archives départementales au titre du contrôle scientifique et technique de l’Etat. Vous pouvez donc au préalable prendre son attache, afin d’obtenir cet avis et d’accélérer la procédure.

Les Archives départementales peuvent vous conseiller dans l’élaboration d’un blason communal respectant les règles héraldiques. Vous pouvez également prendre l’attache de la Commission nationale d’héraldique et consulter son vade-mecum pour un blason communal, disponible à l’adresse suivante : https://francearchives.fr/file/832a1ea72b64a556168107a1b8ea2821c5674bf6/static_7547.pdf